Automatische communicatie

Welke e-mails worden automatisch verstuurd via Luwio?

Verificatiecode

Deze e-mail wordt verstuurd bij het aanmaken van een login, zowel via MBP (Mijn Burgerprofiel) alsook zonder MBP.

Boekingsbevestiging

Deze e-mail wordt verzonden wanneer een verkoop is betaald.

1️⃣ Automatisch betalingsverzoek bij nieuwe verkoop

• Dit wordt automatisch uitgestuurd de ochtend na de dag van aanmaak.
• Voorwaarden:
  • De verkoop is nog niet betaald.
  • Er is nog geen betalingsverzoek handmatig verzonden.

2️⃣ Handmatig betalingsverzoek versturen

• Hoe?
  • Via de back-office (admin):
    • Ga naar Verkoop → Detail → Transacties
    • Verstuur het betalingsverzoek

3️⃣ Betalingsverzoek na van wachtlijst naar boeking te gaan

• Wanneer?
  • Klant wordt van de wachtlijst gehaald en doorgeschoven naar de boeking.
  • Er is nu een plek gereserveerd voor 7 dagen.

4️⃣ Automatische herinnering bij openstaande betaling

• Wanneer?
  • 28 dagen na het versturen van een betalingsverzoek.
  • Alleen als de betaling nog niet voltooid is.

In het kort

Aanvraag BIS-nummer

Bij bepaalde acties binnen de applicatie kan het nodig zijn om een BIS-nummer aan te vragen. Dit gebeurt via een online formulier dat beschikbaar is op verschillende plaatsen in de applicatie.

Waar kan een BIS-nummer worden aangevraagd?

1. Bij het toevoegen van een familielid

   • Op de website, onder het veld Rijksregisternummer (RRN), wordt een link getoond om een BIS-nummer aan te vragen.

2. Op het gebruikersprofiel

   • Als een account is aangemaakt zonder ingevuld Rijksregisternummer, verschijnt er onder het RRN-veld een link naar het aanvraagformulier.

3. Tijdens een inschrijving

   • Indien een deelnemer geen Rijksregisternummer heeft, wordt ook hier onder het RRN-veld een link naar het aanvraagformulier getoond.

Wat gebeurt er na het indienen van de aanvraag?

• Na het invullen van het formulier ontvangt de ingelogde persoon een bevestigingsmail.
• Tegelijkertijd wordt er een melding gestuurd naar de verantwoordelijke SV-locatie.

De klant zou de volgende mail moeten ontvangen:

Mail die de locatieverantwoordelijke ontvangt:

Herinneringsmail medische fiche (vragenlijst):

• Elke maandagochtend ontvangen gebruikers met een boeking in status "In afwachting" of "Bevestigd", waarvoor de medische fiche nog niet is ingevuld, een herinneringsmail.

  Wat staat er in de mail?

  • Een melding dat de vragenlijst nog moet worden ingevuld.
  • Een directe link naar het profiel om de fiche in te vullen.

Goedkeuring of weigering van een brevet

Wanneer een gebruiker een brevet toevoegt aan zijn/haar profiel, kan dit aan de admin-zijde worden beoordeeld.

Proces:

1. Een admin keurt het brevet goed of weigert het via de backoffice.
2. De gebruiker ontvangt automatisch een e-mail met de beslissing.

Inhoud van de mail:

• Bij goedkeuring:
  "Je brevet is succesvol goedgekeurd en toegevoegd aan je profiel."
• Bij weigering:
  "Je brevet is niet goedgekeurd. Neem contact op voor meer informatie."

Door deze notificatie blijft de gebruiker op de hoogte van de status van het brevet.

Beschikbaarheid van het ziekenfondsattest

Proces:

• 7 dagen na de einddatum van een product waarvoor een ziekenfondsattest wordt voorzien, ontvangt de gebruiker automatisch een e-mail.
• In deze e-mail wordt vermeld dat het ziekenfondsattest beschikbaar is om te downloaden.

Dossiers – Verzending van de eerste offerte

Proces:

• Wanneer een dossier wordt aangemaakt, wordt de eerste offerte opgemaakt en verzonden naar de klant.
• De klant ontvangt een e-mail met de offerte als bijlage.

• Wanneer de klant de offerte aanvaardt, wordt het dossier goedgekeurd.

• De klant ontvangt een automatische e-mail ter bevestiging van de goedkeuring van het dossier.

Weigering van het dossier

Proces:

• Wanneer de klant de offerte niet aanvaardt en geen wijzigingen vraagt, wordt het dossier geweigerd.
• De klant ontvangt een e-mail ter bevestiging van de weigering van het dossier.

Annulering van het dossier door de klant

Proces:

• Als een klant besluit om het dossier te annuleren, wordt het dossier geannuleerd in het systeem.
• De klant ontvangt een e-mail ter bevestiging van de annulering.

Facturen – Communicatie bij verzending

Afhankelijk van het type factuur wordt de klant via e-mail geïnformeerd. Hieronder de standaardteksten voor de verschillende factuurtypes:

1. Voorschotfactuur
   Tekst in e-mail:

   "In bijlage vindt u de opgestelde voorschotfactuur. Wij verzoeken u om deze zo snel mogelijk te betalen."

2. Factuur
   Tekst in e-mail:

   "In bijlage vindt u de opgestelde factuur. Wij verzoeken u om deze zo snel mogelijk te betalen."

3. Creditnota
   Tekst in e-mail:

   "In bijlage vindt u de opgestelde factuur. Wij betalen u deze zo snel mogelijk terug."

4. Contante betaling
   Tekst in e-mail:

   "In bijlage vindt u de opgestelde factuur. Wij verzoeken u om deze zo snel mogelijk te betalen."
   (zelfde als voor een gewone factuur)

5. Creditnota bij contante betaling
   Tekst in e-mail:

   "In bijlage vindt u de opgestelde factuur. Wij betalen u deze zo snel mogelijk terug."
   (zelfde als voor een creditnota)