In Luwio kan je werken met conceptfacturen, wat je gaat toelaten om aangemaakte facturen eerst te gaan valideren, vooraleer ze goed te keuren en uit te sturen. Dit gaat ervoor zorgen dat je meteen correcte facturen tot bij de burger krijgt, en er niet onnodig gecrediteerd dient te gaan worden.
Om dit te doen ga je op een organisatieniveau dit moeten activeren.
Belangrijk:
Wens je conceptfacturen te gebruiken? Dan zet je de bovenstaande instellingen op nee.
Wens je geen conceptfacturen te gebruiken? Dan zet je de bovenstaande instellingen op ja.
Hierbij heb je de keuze of je dit voor alle facturen laat gelden, of enkel voor dossiers of enkel boekingen wenst toe te laten.
| Instelling | Wat is het? | Typisch voorbeeld |
|---|---|---|
| Boekingsfacturen | Een factuur voor één (of meerdere) bestellingen: één winkelmandje, uit de webshop of de kassa | Iemand reserveert een zaal in de webshop en kiest “betalen op factuur”. Een factuur voor een kassaverkoop. |
| Facturen voor personen/organisaties | Een verzamelfactuur op naam van de klant, die al zijn openstaande boekingen tot een gekozen datum bundelt | Vanuit Klanten (één klant, of meerdere tegelijk) “factureren tot 31/10”: alle boekingen van vereniging Huppeldepup in één factuur. Ook per producttype mogelijk. |
| Dossierfacturen | Facturen die uit een dossier komen, ook het voorschot dat automatisch wordt aangemaakt bij het bevestigen van een dossier | Een aanvraag van de uitleendienst of zaalverhuur via een dossier |
Nadat je jouw instellingen correct hebt ingesteld, blijft de facturatieflow vervolgens hetzelfde, met één bijkomende stap, namelijk het valideren van de conceptfacturen.
Op de Luwio homepagina voegden we volgende actietegel toe, die je gaat meegeven hoeveel conceptfacturen nog op jou staan te wachten:
Vervolgens krijg je de facturen in beeld die op goedkeuring wachten. De acties zien er als volgt uit:
Conceptfacturen die je gevalideerd hebt kan je ook in bulk gaan goedkeuren:
Klik je hier op door, dan krijg je alle facturen in één beeld te zien. Ofwel ga je deze één per één valideren (bij detail), ofwel ga je vanuit dit scherm ze allemaal in één beweging goedkeuren (of uit te sluiten). Dit doe je door alles als bekeken te gaan markeren (knop links onderaan) - je kan een factuur niet goedkeuren zonder ze effectief als bekeken beschouwd te hebben.
Vervolgens krijg je volgende opties te zien, wat de laatste stap in het proces is:
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren